Privacyverklaring

WeAreSoulmates is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Handelsnaam: WeAreSoulmates Ondernemers: Jesse van Slooten & Naomi de Bruijn KVK-nummer: 42034382 BTW-nummer: NL869405007B01

Voor vragen over deze privacyverklaring of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

📧 E-mail: info@wearesoulmates.nl 📱 Telefoonnummer: +31 6 45206799

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten, evenementen, websites, communitygroepen, sociale mediakanalen, ticketverkoop, merchandiseverkoop en overige activiteiten van WeAreSoulmates.

Door gebruik te maken van onze diensten of deel te nemen aan onze activiteiten ga je akkoord met deze privacyverklaring, voor zover wettelijk toegestaan.

Deze privacyverklaring dient te worden gelezen in samenhang met de algemene voorwaarden van WeAreSoulmates.

WeAreSoulmates verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar dienstverlening en communityactiviteiten.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam • Geboortedatum of leeftijdscategorie • Geslacht • E-mailadres • Telefoonnummer • Social media gebruikersnamen • Factuur- en betaalgegevens • Adresgegevens bij merchandisebestellingen • Ticket- en reserveringsinformatie • Foto- en videomateriaal van evenementen • Communicatie via e-mail, formulieren of communitygroepen • IP-adres, apparaatgegevens en websitegedrag • Eventuele vrijwillig verstrekte informatie

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dit strikt noodzakelijk is of wettelijk toegestaan.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het organiseren van evenementen en communityactiviteiten • Ticketverkoop en reserveringsbeheer • Het beheren van WhatsApp-communitygroepen, communityplatformen en de website van WeAreSoulmates • Verzenden van bevestigingen, updates en nieuwsbrieven • Klantenservice en communicatie • Het verwerken van betalingen en donaties • Levering van merchandise • Verbetering van onze website, dienstverlening en community • Marketing- en promotiedoeleinden • Veiligheid en handhaving van communityregels • Wettelijke administratieve verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige wettelijke grondslag zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst • Toestemming van de betrokkene • Wettelijke verplichting • Gerechtvaardigd belang • Bescherming van vitale belangen

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, heeft de gebruiker het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken.

WeAreSoulmates richt zich deels op jongeren en kan evenementen organiseren voor minderjarigen.

Indien een deelnemer jonger is dan 16 jaar, kan toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist zijn voor bepaalde vormen van gegevensverwerking of deelname.

Wij behouden ons het recht voor aanvullende verificatie of toestemming te vragen wanneer dit noodzakelijk wordt geacht.

Tijdens evenementen, communityactiviteiten en bijeenkomsten van WeAreSoulmates kan foto- en videomateriaal worden gemaakt voor promotionele, commerciële en communitygerichte doeleinden.

Door deelname aan een evenement van WeAreSoulmates stemt de deelnemer ermee in dat beeldmateriaal waarop hij of zij zichtbaar is gebruikt kan worden voor onder andere:

• Sociale media • Websitecontent • Promotievideo’s • Aftermovies • Advertenties • Merchandise-uitingen • Communitycontent

WeAreSoulmates probeert hierbij altijd zorgvuldig en respectvol met deelnemers om te gaan.

Indien een deelnemer bezwaar heeft tegen herkenbare publicatie van beeldmateriaal, kan hierover contact worden opgenomen via de contactgegevens van WeAreSoulmates.

Daarnaast heeft een deelnemer het recht om voorafgaand aan of tijdens een evenement aan te geven liever niet herkenbaar gefilmd of gefotografeerd te willen worden. WeAreSoulmates zal hier in redelijkheid rekening mee houden door betreffende deelnemers waar mogelijk te vermijden tijdens opnames, onherkenbaar te maken door middel van blur-effecten of betreffende beelden niet te gebruiken dan wel uit beeld te knippen.

WeAreSoulmates organiseert tijdens vrijwel ieder evenement of communitybijeenkomst een gezamenlijke groepsfoto. Deelname aan deze groepsfoto is vrijwillig. Indien een deelnemer ervoor kiest niet deel te nemen aan de groepsfoto, zal deze persoon niet zichtbaar zijn op de gepubliceerde groepsfoto’s en sluit de deelnemer zichzelf bewust uit van dit gezamenlijke beeldmateriaal.

Na publicatie van foto- en videomateriaal op online kanalen van WeAreSoulmates kan verwijdering of aanpassing niet in alle gevallen meer worden gegarandeerd. Deelnemers worden geacht eventuele bezwaren tegen herkenbare publicatie voorafgaand aan of tijdens het evenement tijdig kenbaar te maken.

WeAreSoulmates biedt deelnemers gedurende het evenement voldoende gelegenheid om aan te geven niet herkenbaar in beeld te willen verschijnen. Indien een deelnemer hier pas na publicatie bezwaar tegen maakt, zal WeAreSoulmates een verzoek tot verwijdering of aanpassing beoordelen, maar behoudt WeAreSoulmates zich het recht voor om gepubliceerd materiaal online te laten staan wanneer hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat, waaronder promotionele, archiverende, communitygerichte of commerciële doeleinden.

WeAreSoulmates kan niet volledig garanderen dat deelnemers in alle situaties of op ieder moment volledig buiten beeld blijven, bijvoorbeeld bij groepsopnames, sfeerbeelden of reeds gepubliceerd materiaal.

Binnen WhatsApp-communitygroepen en communityplatformen van WeAreSoulmates kunnen deelnemers onderling persoonsgegevens delen.

Deelnemers blijven zelf verantwoordelijk voor informatie die zij vrijwillig binnen communityomgevingen delen.

WeAreSoulmates is niet aansprakelijk voor gedragingen van derden binnen externe platformen, tenzij sprake is van opzet of bewuste nalatigheid vanuit WeAreSoulmates.

Wel behouden wij ons het recht voor moderatie toe te passen ter bescherming van de veiligheid, sfeer en integriteit van de community.

Wanneer een gebruiker zich aanmeldt voor nieuwsbrieven, updates of promotionele communicatie, verwerken wij contactgegevens om relevante informatie te versturen.

Gebruikers kunnen zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink of door contact op te nemen.

Voor betalingen, ticketverkoop, nieuwsbrieven, hosting, websitebeheer, webshopdiensten, communicatie en agendadiensten kan WeAreSoulmates gebruikmaken van externe dienstverleners.

Voor het inplannen van kennismakingsgesprekken maken wij gebruik van Google Agenda. Bij het boeken van een gesprek worden naam en tijdstip van de afspraak naar Google doorgestuurd om de agenda van de betreffende interviewer te kunnen beheren. Google verwerkt deze gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke conform het eigen privacybeleid van Google.

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend namens WeAreSoulmates of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke conform hun eigen privacybeleid.

Wij maken uitsluitend gebruik van partijen die passende beveiligingsmaatregelen treffen voor persoonsgegevens.

WeAreSoulmates biedt de mogelijkheid om als affiliate een persoonlijke uitnodigingslink te delen, waarmee deelnemers zich kunnen aanmelden voor evenementen.

Om deel te nemen aan het affiliateprogramma registreren wij de volgende persoonsgegevens van affiliates:

• Naam • Telefoonnummer • E-mailadres • Een zelfgekozen unieke linknaam (slug) • Een zelfgekozen wachtwoord

Wachtwoorden worden niet in leesbare vorm opgeslagen, maar enkel als beveiligde hash met een willekeurige salt. Bij inloggen wordt een tijdelijk sessietoken aangemaakt dat nodig is om het affiliate-dashboard te gebruiken.

Bij aanmeldingen die via een affiliate-link binnenkomen, registreren wij welke affiliate de aanmelding heeft aangebracht, zodat de affiliate inzicht krijgt in het aantal aanmeldingen via de eigen link. Afzonderlijke persoonsgegevens van aangemelde deelnemers worden niet met affiliates gedeeld.

Affiliates kunnen op ieder moment verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van hun gegevens via de contactgegevens van WeAreSoulmates.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Administratieve gegevens kunnen bijvoorbeeld worden bewaard conform fiscale bewaarplichten.

WeAreSoulmates neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Absolute veiligheid van gegevensoverdracht via internet kan echter niet volledig worden gegarandeerd.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

• uitvoering van onze dienstverlening; • wettelijke verplichtingen; • betaalverwerking; • levering van producten of tickets; • hosting of communicatiesystemen; • bescherming van rechten, veiligheid of eigendommen van WeAreSoulmates of derden.

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken voor:

• functionele werking; • statistieken en analyses; • gebruikservaring; • marketingdoeleinden.

De website wordt gehost via een cloudplatform (Base44). De servers die persoonsgegevens verwerken bevinden zich binnen de Europese Unie, zodat de AVG van toepassing blijft op de verwerking van gegevens door deze hostingpartij.

Daarnaast houden wij eigen bezoekersstatistieken bij op onze eigen server. Hierbij registreren wij welke pagina's van onze website worden bezocht, zonder dit te koppelen aan naam, e-mailadres of andere identificerende persoonsgegevens van de bezoeker. Deze statistieken worden uitsluitend gebruikt om de website en dienstverlening te verbeteren.

Gebruikers kunnen cookie-instellingen beheren via hun browserinstellingen.

Indien wettelijk vereist, vragen wij vooraf toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

Gebruikers hebben, voor zover wettelijk van toepassing, het recht om:

• inzage te vragen in persoonsgegevens; • persoonsgegevens te corrigeren; • persoonsgegevens te laten verwijderen; • verwerking te beperken; • bezwaar te maken tegen verwerking; • gegevens over te dragen; • toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens van WeAreSoulmates.

Wij behouden ons het recht voor identiteit te verifiëren alvorens een verzoek te verwerken.

Gebruikers hebben het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

WeAreSoulmates behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen of aan te vullen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd via de officiële kanalen en website van WeAreSoulmates.

Bij ingrijpende wijzigingen zullen gebruikers waar redelijk mogelijk actief worden geïnformeerd.

Voor vragen over privacy, gegevensverwerking of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:

📧 E-mail: info@wearesoulmates.nl 📱 Telefoonnummer: +31 6 45206799